Để trang bị những kiến thức quan trọng cho sinh viên Quỹ Lương Văn Can trong quá trình thực hiện những dự án sắp tới trong khuôn khổ của chương trình Dự Án Cộng Đồng, Quỹ Lương Văn Can kết hợp cùng anh Tạ Thái Minh Phúc tổ chức chuỗi  tập huấn “Kỹ Năng Quản Lý Dự Án”. Chương trình gồm hai buổi, diễn ra trong hai ngày là 19/12 và 26/12/2021 dưới sự hướng dẫn của anh Tạ Thái Minh Phúc – hiện là Learning-Development Trainer & Partner, Shopee Việt Nam. Nội dung của hai buổi tập huấn lần lượt là:

• Buổi 1: Tổng quan về Quản lý dự án – Hoạch định dự án
• Buổi 2: Các bước thực hiện dự án và Các kỹ năng bổ trợ

Dự án là gì

Theo định nghĩa của FranklinCovey – Tổ chức đào tạo doanh nghiệp hàng đầu thế giới, dự án là thực hiện một công việc với nỗ lực tập trung trong khoảng thời gian nhất định có bắt đầu và kết thúc để tạo ra sản phẩm/ dịch vụ/ kết quả khác biệt. Ngoài thực tế, “Dự án” có thể rất lớn lao,vĩ đại, mang lại lợi ích cho nhiều người, kéo dài cả vài năm, song nó cũng có thể rất nhỏ bé, giản đơn như những bài tập, tiểu luận mà chúng ta làm hằng ngày ở trường. Nhưng dù kích thước hoặc thời gian triển khai dự án có như thế nào thì mọi dự án đều cần có một kế hoạch hợp lý cũng như sự quản lý chặt chẽ về mặt con người, khối lượng công việc và thời gian. Anh Minh phúc chia sẻ rằng:

Một dự án thành công là khi đã đạt được mục tiêu đề ra, sử dụng nguồn lực tối ưu và tạo cho các thành viên sự tự tin và tinh thần trách nhiệm.

Để duy trì điều này rất cần người triển khai dự án duy trì bốn hành vi cơ bản sau:

• Thể hiện sự tôn trọng
• Lắng nghe trước
• Làm rõ kỳ vọng
• Thể hiện tinh thần trách nhiệm

Các bước thực hiện dự án

Trong buổi học đầu tiên, các bạn sinh viên được anh Minh Phúc giới thiệu một quy trình thực hiện dự án hiêu quả, có thể áp dụng được ngay vào các hoạt động thực tế sắp tới của chương trình Dự án cộng đồng, bao gồm: Bắt đầu dự án, hoạch định dự án, thực hiện dự án, giám sát và kiểm soát dự án, hoàn thành dự án. Ở buổi học thứ hai, các bạn sinh viên Lương Văn Can đã được tiếp kiến thức bằng hình thức rất thú vị trò chơi Textra Game. Với trò chơi này, các thành viên sẽ trực tiếp đọc tài liệu và thảo luận với nhau về các chủ đề: Lịch trình dự án, nguồn lực dự án, quản lý rủi ro dự án, kế hoạch trao đổi thông tin. Sau đó, các nhó sẽ lần lượt để trình bày nội dung dưới cách hiểu của mỗi nhóm qua công cụ Google Slide, Jam Board.

Kỹ năng bỗ trợ

Ngoài các kiến thức nền về cách thức thực hiện một dự án, những kỹ năng bổ trợ cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định hiệu quả làm việc và sự thành công của dự án. Các kỹ năng như giao tiếp, quản lý tiến độ công việc, làm việc nhóm, quản lý sự thay đổi của dự án được anh Phúc giới thiệu và hướng dẫn các bạn cách rèn luyện thông qua các phương pháp như: nguyên tắc kim tự tháp, đặt ra những cam kết trong buổi họp, mô hình thay đổi ADKAR

Người quản lý dự án có nhất thiết phải là trưởng nhóm?

Một teamwork hiệu quả phải lấy người trưởng nhóm làm trung tâm, các thành viên đều ngang bằng về vai trò và trách nhiệm và có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, không chỉ trưởng nhóm mới có vai trò quản lý dự án mà mọi thành viên đều cần góp sức để dự án có thể thực hiện tốt hơn. Mỗi thành viên cần trang bị các kỹ năng cá nhân nhất định và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu chung của nhóm.

Cuối cùng, anh Minh Phúc dành nhiều thời gian với các bạn sinh viên trong phần Chiêm nghiệm cá nhân nhằm cùng với các bạn đúc kết được bài học sau cả 2 buổi tập huấn. Bên cạnh đó, anh Minh Phúc còn tạo cơ hội để mọi người suy nghĩ về một tình huống cụ thể và cách áp dụng lý thuyết vào tình huống đó. Đây là một hoạt động vô cùng thiết thực để thấy được rằng kỹ năng quản lý dự án thật sự đem lại cho các bạn sinh viên của Quỹ khả năng tư duy khoa học và hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện dự án nói riêng cũng như trong cuộc sống nói chung.

Một lần nữa, Quỹ hỗ trợ tài năng Lương Văn Can xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến anh Minh Phúc đã dành thời gian và tham gia chia sẻ với các bạn sinh viên của Quỹ. Hy vọng với thời lượng dù rất ngắn của chương trình, các bạn sinh viên đã có thêm những thông tin giá trị, những hiểu biết cần thiết để có thể làm dự án một cách tốt nhất.

Tổng hợp: BTT