Học Quản lý Dự án cùng Sinh viên Lương Văn Can

Kỹ năng Quản lý dự án là một trong những kỹ năng nền tảng và thiết yếu luôn được Quỹ Lương Văn Can chú trọng trang bị cho các bạn sinh viên trong Quỹ. Bên cạnh việc học lý thuyết trên lớp, các bạn còn có cơ hội được trải nghiệm thực tế trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các Dự án cộng đồng trong năm học.

Năm nay, khóa học Kỹ năng Quản lý dự án được tổ chức trong 2 ngày 17/01/2021 và 23/01/2021 với sự hỗ trợ của diễn giả Tạ Thái Minh Phúc – hiện đang phụ trách mảng đào tạo nhân sự nội bộ doanh nghiệp tại ADP-Architect và điều hành Quỹ học bổng Tiên phong. Nội dung chính của khóa học xoay quanh các vấn đề như Quản lý dự án là gì? Các bước thực hiện dự án và các kỹ năng bổ trợ.

Thành công = Con người + Quy trình

Mở đầu buổi học đầu tiên, các bạn sinh viên đã cùng nhau trải nghiệm một hoạt động thú vị khi được chia nhóm và xây dựng phương án để thu thập được tất cả ý kiến các thành viên trong lớp cho 4 câu hỏi liên quan đến mong đợi, kinh nghiệm/trải nghiệm, những khó khăn và hiểu biết của các bạn về Quản lý dự án. Hoạt động đã diễn ra với sự tham gia vô cùng sôi nổi của các bạn.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong quá trình làm việc liên quan đến huấn luyện, đào tạo, quản lý dự án; rất nhanh chóng diễn giả đã giúp các bạn sinh viên giải đáp được những câu hỏi mang tính cốt lõi khi thực hiện quản lý dự án như:

• Tại sao chúng ta cần học Quản lý dự án?
• Một dự án thất bại gây ra những tổn hại gì?
• Thế nào là một dự án thành công?
• Kỹ năng cốt lõi để giúp dự án thành công?

Và trước khi đi vào các bước để thực hiện dự án; diễn giả cũng đã nhấn mạnh với các bạn điều quan trọng để một dự án thành công đó chính là yếu tố con người và để đảm bảo sự gắn bó của các thành viên đối với dự án thì cần phải xác định rõ ràng kỳ vọng cũng như mục tiêu chung của đội nhóm. Đối với dự án cộng đồng thì mục tiêu chung chính là đi đến kết quả có ích cho người thụ hưởng như kế hoạch ban đầu và hạn chế lãng phí nguồn lực. Tuy nhiên, về lâu dài, sẽ có nhiều yếu tố ảnh hưởng vào sự kết nối của đội/nhóm. Để duy trì sự gắn kết này, cần thực hiện 4 hành vi nền tảng sau: Thể hiện sự tôn trọng thông qua giao tiếp, giúp đỡ; Thể hiện sự lắng nghe; Làm rõ kỳ vọng của nhau; Thúc đẩy trách nhiệm của mỗi thành viên.

Cũng trong buổi đầu tiên này, các bạn cũng đã được làm quen và thực hành với các công cụ quan trọng cho bước bắt đầu dự án như: Bản mô tả phạm vi; Bộ câu hỏi phỏng vấn các bên liên quan (key stakeholders).

Mọi thành viên đều là người quản lý dự án

Mở đầu buổi tập huấn thứ hai, các bạn sinh viên đã được nghe chia sẻ về OPLA – một công cụ giúp các bạn trẻ thiết lập và theo dõi quá trình theo đuổi mục tiêu của chính mình do Officience – một đối tác lâu năm của Quỹ thực hiện. Với định dạng là web-app, người sử dụng chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh hoặc máy tính có kết nối mạng và truy cập vào opla.app. Ngoài ra, đây cũng là một trang mạng xã hội giúp kết nối những bạn có cùng mục tiêu nhằm tạo động lực và tiếp thêm năng lượng cho bạn trong hành trình chinh phục hạnh phúc. “Quá trình thực hiện ước mơ sẽ gặp rất nhiều khó khăn, đôi lúc có cả thất bại và những lúc ấy, một người bạn ở bên để nhắc nhở mình về lý do bắt đầu và thúc đẩy mình tiếp tục hành trình vô cùng cần thiết” – chị Nam Phương, Product Owner của ứng dụng chia sẻ, Đồng thời, các bạn sinh viên cũng có cơ hội được trải nghiệm thực tế phiên bản đầu tiên của OPLA, và hy vọng đây sẽ là một công cụ hỗ trợ bản thân trong những kế hoạch tương lai cũng như việc theo dõi hoàn thành mục tiêu của nhóm Dự án cộng đồng.

Tiếp nối phần nội dung của buổi 1, anh Minh Phúc đã hướng dẫn các bạn sinh viên các bước để bắt tay vào thực hiện một dự án. Từ các khâu Bắt đầu và hoạch định dự án, Thực thi dự án, Giám sát và kiểm soát đến bước Hoàn thành và kết thúc dự án. Xuyên suốt chuỗi tập huấn là sự lồng ghép có chọn lọc những ví dụ thực tế từ kinh nghiệm làm việc với các dự án của diễn giả cùng với các hoạt động trò chơi để kết nối các bạn sinh viên khiến cho những bài học trở nên lý thú và mang tính ứng dụng cao vào dự án cộng đồng mà các bạn sắp được thực hiện.

Điểm quan trọng được diễn giả nhấn mạnh đó chính là vai trò của giao tiếp Nhóm trong suốt quá trình làm việc. Anh chia sẻ “80% vấn đề trong Làm việc nhóm đến từ giao tiếp. 90% thời gian của mọi dự án dùng để trao đổi thông tin”. Do đó, trong suốt quá trình thực hiện dự án, các thành viên cần thống nhất quan điểm “mọi thành viên đều là người quản lý dự án” và cần thiết có sự chuẩn bị chu đáo cho việc họp nhóm và đối thoại khi có vấn đề xảy ra.

Điều bạn tâm đắc?

Đây cũng chính là hoạt động luôn được diễn giả thực hiện trước khi kết thúc mỗi buổi học để ghi nhận những điều còn đọng lại trong các bạn cũng như ghi nhận những góp ý của các bạn để điều chỉnh phù hợp cho những khóa học sau. Cũng giống như trong quản lý dự án, giai đoạn kết thúc dự án, mỗi cá nhân cũng cần thiết ngồi lại để tự suy ngẫm và đúc kết cho mình những bài học từ dự án để từ đó có thể rút kinh nghiệm và tự tin hơn trong những dự án tiếp theo.

2 buổi học đã diễn ra trong không khí nhộn nhịp với sự tham gia của hơn 60 sinh viên đến từ hơn 15 dự án cùng rất nhiều thành viên theo dõi trực tiếp qua Zoom. Quỹ Lương Văn Can tin rằng những kiến thức mà anh Minh Phúc chia sẻ sẽ giúp ích rất nhiều cho sinh viên Quỹ Lương Văn Can trong việc sắp xếp các ý tưởng và xây dựng kế hoạch để tạo ra sự khác biệt trong những dự án cộng đồng sắp tới.

Bài viết và Hình ảnh: Team truyền thông CLB Sinh viên Lương Văn Can